Allgemeine Geschäftsbedingungen

für Veranstaltungen im Hörsaal, den Seminarräumen und den zugeordneten Nebenflächen des Langenbeck-Virchow-Hauses in Berlin.
(Stand: September 2025)

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  1. Geltungsbereich
    Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) finden Anwendung bei Verträgen über die mietweise Überlassung von Räumlichkeiten im Langenbeck-Virchow-Haus durch die Langenbeck-Virchow-Haus-Veranstaltungs GmbH (im Folgenden „Vermieterin“ genannt) für Veranstaltungen wie z. B. Meetings, Kongresse oder Tagungen sowie für alle damit in Zusammenhang stehenden weiteren für den Mieter erbrachten Leistungen und Lieferungen der Vermieterin. Es gelten ausschließlich die AGB der Vermieterin. Entgegenstehende oder von diesen AGB abweichende Bedingungen erkennt die Vermieterin nicht an, sofern sie ihrer Geltung nicht ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat. Mieter im Sinne dieser Geschäftsbedingungen sind sowohl Verbraucher als auch Unternehmer im Sinne der §§ 13, 14 BGB.
  2. Vertragsabschluss
    • 2.1. Anfrage/Optionsvergabe/Vertragsabschluss
      Auf Anfrage teilt die Vermieterin mit, zu welchem Zeitpunkt Veranstaltungsräume im Langenbeck-Virchow-Haus und die ihnen zugeordneten Nebenflächen zur Verfügung stehen (Optionsvergabe). Eine Optionsvergabe erfolgt unverbindlich, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart ist. Bis zur Bestätigung eines Angebotes kann die Vermieterin einen Termin mehrfach optionieren. Es besteht kein Anspruch auf Abschluss eines Vertrages. Es steht der Vermieterin frei, jede Anfrage eines Mieters bis zum Abschluss eines Vertrages ohne Angabe von Gründen abzulehnen. Erst bei schriftlicher Bestätigung eines Angebotes (auch in Form einer Zusage per EMail) durch den Mieter und der Zustimmung seitens der Vermieterin kommt ein verbindliches Vertragsverhältnis zustande.
    • 2.2 Vertragspartner
      Vertragspartner sind die Vermieterin und der im Angebot als Rechnungsadresse angegebene bzw. anfragende Mieter. Ist der Mieter nicht selbst der Veranstalter, so haftet der Mieter zusammen mit dem Veranstalter gesamtschuldnerisch für alle Verpflichtungen aus dem zwischen der Vermieterin und dem Mieter geschlossenen Vertrag. Der Mieter ist verpflichtet den Veranstalter vertraglich zu binden.
    • 2.3 Mietgegenstand
      Gegenstand des Mietvertrages sind die im Angebot bezeichneten Veranstaltungsräume im Langenbeck-Virchow-Haus und die ihnen zugeordneten Nebenflächen. Außerdem können Dienstleistungen, die im Zusammenhang mit der Vermietung erbracht und/oder durch Drittanbieter umgesetzt werden, enthalten sein. Einzelne Positionen können nach Bestätigung im Verlauf der Planung angepasst werden, jedoch ist eine Verringerung des bestätigten Gesamtbetrags nur um maximal 30% zulässig. Sofern der Mieter Mietgegenstände oder Leistungen – auch durch Dritte – in Anspruch nehmen möchte, die nicht im Vertrag vereinbart sind, hat er vorher die schriftliche Zustimmung der Vermieterin einzuholen. Diese zusätzliche Vereinbarung wird dann automatisch Bestandteil des Vertrages.
    • 2.4 Mietzeitraum
      Der Mietzeitraum wird vertraglich festgelegt. Er kann entweder einen halben Tag (zwischen 07:30 und 13:00 Uhr oder zwischen 14:00 und 22:30 Uhr) oder einen ganzen Tag (zwischen 07:30 Uhr und 22:30 Uhr) betragen. Der Mieter übernimmt etwaige Kosten, die sich durch die Überschreitung der vereinbarten Mietzeit ergeben. Dies beinhaltet auch Ansprüche, die Dritte infolge der Überschreitung der Mietzeit gegen die Vermieterin geltend machen.
  3. Miet- und Nebenkosten
    • 3.1 Mietkosten
      Die im Angebot aufgeführten Mietkosten schließen die Kosten für Heizung, Lüftung, Klimatisierung und allgemeine Haus- und Raumbeleuchtung ein. Vom Mieter gewünschte Änderungen der Ausstattung werden dem Mieter separat in Rechnung gestellt. Die Vermieterin behält sich die Nachberechnung der über das übliche Maß hinausgehenden Bereitstellungs- und Reinigungskosten vor.
    • 3.2 Nebenkosten
      Alle übrigen Nebenkosten für zusätzliche technische Einrichtungen, sonstige Einrichtungen und alle anderen Dienstleistungen werden dem Mieter gesondert in Rechnung gestellt. Dies gilt auch für Kosten, die der Vermieterin durch die Beauftragung eines Dritten entstehen.
    • 3.3 Abrechnung, Preisliste
      Vorauszahlungen werden auf der Grundlage der vertraglich vereinbarten vorläufigen Miet- und Nebenkosten berechnet. Unbeschadet der Regelungen über den Rücktritt des Mieters (Ziffer 6) erfolgt nach Beendigung der Veranstaltung die Abrechnung nach Maßgabe der tatsächlichen Nutzung, auf der Grundlage der zum Zeitpunkt des Abschlusses des Mietvertrages gültigen Angebotspreise der Vermieterin. Die dem Angebot zugrundeliegende Preisliste gilt nur für Veranstaltungen, die nicht mehr als 10 Monate in der Zukunft liegen.
  4. Zahlungsbedingungen
    • 4.1 Grundsatz
      Zahlungen des Mieters erfolgen spätestens innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung bzw. zu dem in der Rechnung genannten Zeitpunkt unter Angabe der Rechnungsnummer auf das angegebene Konto der Vermieterin. Anzahlungsrechnungen über 50% werden bei Vertragsabschluss gestellt, sofern sich der Geschäftssitz des Vertragspartners im Ausland befindet. Zahlungen werden grundsätzlich in Euro angenommen. Die vereinbarten Nettopreise verstehen sich zuzüglich der zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung geltenden Umsatzsteuer.
    • 4.2 Nichtzahlung
      Hält der Mieter einen Zahlungstermin nicht ein und erfolgt auch keine Zahlung innerhalb einer von der Vermieterin gesetzten Nachfrist, entfällt trotz bereits geleisteter Anzahlung die Reservierung der vereinbarten Räumlichkeiten. Der Mieter wird außerdem für alle sich aus dem Zahlungsverzug ergebenden Folgen schadensersatzpflichtig gemacht.
    • 4.3 Verzug
      Unbeschadet der Regelung in Ziffer 4.2 berechnet die Vermieterin bei Zahlungsverzug des Mieters Verzugszinsen in Höhe von 2,5% über dem jeweiligen Diskontzinssatz der Europäischen Zentralbank.
  5. Abtretung, Untervermietung
    Der Mieter ist nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung der Vermieterin berechtigt, seine Rechte aus dem Vertrag an Dritte abzutreten sowie Räumlichkeiten und sonstige Vertragsgegenstände ganz oder teilweise Dritten zu überlassen, insbesondere die Räumlichkeiten unterzuvermieten. Eine Untervermietung kann nur zu den Bedingungen erfolgen, die im Verhältnis zwischen Vermieterin und Mieter gelten. Der Mieter hat die Vertragsbedingungen der Vermieterin auch gegenüber seinen Vertragspartnern zugrunde zu legen und ist für deren Einhaltung verantwortlich.
  6. Rücktritt des Mieters, Absage
    • 6.1 Rücktrittserklärung
      Eine Rücktrittserklärung muss in schriftlicher Form erfolgen.
    • 6.2 Stornierungskosten
      Sagt der Mieter eine Veranstaltung oder einen Teil der gebuchten Räume und Nebenflächen ab, macht die Vermieterin folgende Ansprüche geltend:
      • Bei einer Absage oder Verlegung bis zu 12 Monate vor Veranstaltungsbeginn werden 10% der Miet- und Bereitstellungskosten berechnet.
      • Bei einer Absage oder Verlegung bis zu 6 Monate vor Veranstaltungsbeginn werden 30% der Miet- und Bereitstellungskosten berechnet.
      • Bei einer Absage oder Verlegung bis zu 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn werden 60% der Miet- und Bereitstellungskosten berechnet.
      • Bei einer Absage oder Verlegung bis zu 2 Wochen vor Veranstaltungsbeginn werden 80% der Miet- und Bereitstellungskosten berechnet.
      • Bei einer Absage oder Verlegung weniger als 2 Wochen vor Veranstaltungsbeginn werden 100% der Miet- und Bereitstellungskosten berechnet.
  7. Veranstaltungsänderungen
    • 7.1 Anpassung der Teilnehmerzahl
      Eine Anpassung der Teilnehmerzahl ist bis zu 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn möglich. Die bis dahin gemeldete Teilnehmerzahl gilt dann als verbindlich vereinbart. Diese Meldung muss schriftlich erfolgen. Soweit die Anpassung eine geänderte Raumplanung oder die Absage einzelner Leistungen (Garderobenkräfte etc.) mit sich bringt, wird die Anpassung nur mit Zustimmung der Vermieterin wirksam. Bei einer Erhöhung der Teilnehmerzahl kann sich der ursprünglich vereinbarte Preis entsprechend erhöhen.
    • 7.2 Anpassung der Mietzeiträume
      Verschieben sich die vereinbarten Anfangs- und Schlusszeiten der Veranstaltung, bedarf dies der Zustimmung durch die Vermieterin. Die Vermieterin ist berechtigt, ihre zusätzliche Leistung bzw. die ihrer Drittanbieter angemessen in Rechnung stellen. Eine Verkürzung des Mietzeitraumes führt zu einer maximalen Verringerung des im bestätigten Angebot benannten Gesamtpreises um 30%.
    • 7.3 Anpassung der gemieteten Räume und Nebenräume.
      Bei der Stornierung eines Teils der gemieteten Räume gelten die unter Ziffer 6.2 beschriebenen Stornierungskosten.
  8. Kündigung
    Die Vermieterin ist berechtigt, aus sachlich gerechtfertigtem Grund vom Vertrag zurückzutreten, beispielsweise falls höhere Gewalt oder andere von der Vermieterin nicht zu vertretende Umstände die Erfüllung des Vertrages unmöglich machen, Veranstaltungen unter irreführender oder falscher Angabe wesentlicher Tatsachen (z. B. des Mieters oder Zwecks) gebucht wurden, die Vermieterin begründeten Anlass zu der Annahme hat, dass die Veranstaltung den reibungslosen Geschäftsbetrieb, die Sicherheit oder das Ansehen des Langenbeck-Virchow- Hauses in der Öffentlichkeit gefährden kann, ohne dass dies dem Herrschafts- bzw. 6 Organisationsbereich der Vermieterin zuzurechnen ist oder aber ein Verstoß gegen Ziffer 5 vorliegt.
  9. Durchführungsbestimmungen
    • 9.1 Ablaufinformationen
      Der Mieter hat im Interesse einer reibungslosen Vorbereitung und Durchführung seiner Veranstaltung die Informationen über den geplanten Veranstaltungsablauf der Vermieterin bis spätestens 10 Werktage vor dem Veranstaltungstermin bekannt zu geben. Kommt er dieser Verpflichtung nicht nach, kann die Vermieterin keine Garantie dafür übernehmen, dass die notwendige technische und personelle Ausstattung für die Veranstaltung von ihr passend bereitgestellt wird oder zu dem angebotenen Preis zur Verfügung gestellt werden kann. Ausnahmen sind mit der Vermieterin schriftlich zu vereinbaren.
    • 9.2 Bedienung technischer Einrichtungen
      Die technischen Einrichtungen im Langenbeck-Virchow-Haus dürfen nur vom Personal der Vermieterin oder durch von ihr beauftragte Dritte bedient werden. Für technische Störungen übernimmt die Vermieterin außer im Fall vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Handlungen auf Seiten der Vermieterin keine Haftung. Soweit die Vermieterin für den Mieter auf dessen Veranlassung technische oder sonstige Einrichtungen/Ausstattungen von Dritten beschafft, handelt sie im Namen und für Rechnung des Mieters. Der Mieter haftet für die pflegliche Behandlung und die ordnungsgemäße Rückgabe. Im Falle einer Haftung stellt der Mieter die Vermieterin umfassend von den Ansprüchen Dritter frei. Störungen an von der Vermieterin zur Verfügung gestellten technischen oder sonstigen Einrichtungen werden nach Möglichkeit sofort beseitigt. Zahlungen können nicht zurückbehalten oder gemindert werden, soweit die Vermieterin diese Störungen nicht zu vertreten hat.
    • 9.3 Hausregeln
      Mit der Bestätigung des Angebotes verpflichtet sich der Mieter, die Hausregeln des Langenbeck-Virchow-Hauses zu befolgen. Die Vermieterin kann eine schriftliche Bestätigung der Kenntnisnahme vor oder während der Übergabe der Räume verlangen.
    • 9.4 Übergabe der Mietgegenstände
      Die vermieteten Räume, Anlagen oder Einrichtungen (Mietgegenstände) gelten als in ordnungsgemäßem Zustand übergeben, wenn der Mieter bei der Übergabe keinerlei Mängel schriftlich geltend macht.
    • 9.5 Auflagen betreffend Mietgegenstände
      Veränderungen an den Mietgegenständen und Einbauten, das Einbringen von schweren oder sperrigen Gegenständen sowie das Anbringen von Dekorationen, Schildern und Plakaten bedürfen der vorherigen schriftlichen Zustimmung der Vermieterin. Mit der schriftlichen Zustimmung der Vermieterin ist eine Stellungnahme zu Inhalt und optischer Gestaltung der Dekoration, Schilder und Plakate nicht verbunden.
    • 9.6 Wiederherstellung
      Der Mieter stellt den ursprünglichen Zustand der Mietgegenstände unter Entfernung der von ihm eingebrachten Sachen bis zur Beendigung der Mietzeit auf seine Kosten wieder her. Die Kosten des Rückbaus in den ursprünglichen Zustand werden dem Mieter in Rechnung gestellt, sollte der Rückbau nicht vollständig erfolgen. Nach Ablauf der Mietzeit können die Gegenstände kostenpflichtig entfernt, entsorgt, oder auch bei Dritten auf Kosten des Mieters eingelagert werden. Eine Haftung wird von der Vermieterin ausdrücklich ausgeschlossen.
    • 9.7 Bewirtung
      Jede Abgabe von Speisen und Getränken (entgeltlich oder unentgeltlich) ist ausschließlich der EUREST DEUTSCHLAND GmbH vorbehalten. Ausnahmen sind mit der EUREST DEUTSCHLAND GmbH zu vereinbaren. 9.8 Bild-, Film- und Tonaufnahmen Gewerbliche Bild-, Film- und Tonaufnahmen aller Art bedürfen der vorherigen schriftlichen Zustimmung der Vermieterin.
    • 9.9 Werbung, Verkauf von Dienstleistungen, Zuständigkeit der Vermieterin
      Im Langenbeck-Virchow-Haus sowie auf dem umgebenden Gelände der Vermieterin ist jede Art von Werbung und Verkauf nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung der Vermieterin gestattet.
    • 9.10 Eintrittskarten, Einlass
      Es dürfen nur so viele Eintrittskarten ausgegeben werden wie Sitzplätze nach dem Bestuhlungsplan vorhanden sind. Der Mieter darf in den Veranstaltungsraum nur die für die Veranstaltung bauaufsichtlich zugelassene Zahl von Personen einschließlich seines Personals einlassen.
    • 9.11 Sicherheitsbestimmungen
      Grundsätze Es gelten die Vorschriften der Bauordnung Berlin sowie die Vorschriften der Versammlungsstätten-Verordnung (VStättVO) von Berlin, sofern vorhanden. Der Mieter ist weiterhin für die Einhaltung sonstiger technischer Vorschriften (z. B. VDEVorschriften) und der Unfallverhütungsvorschriften (UVV) durch seine Mitarbeiter, zu denen auch sein Auf- und Abbaupersonal und durch ihn beauftragte Drittfirmen gehört, verantwortlich. Dienstplätze Die ausgewiesenen Dienstplätze für Beauftragte der Vermieterin, für die Polizei, die Feuerwehr und für den Sanitätsdienst sind freizuhalten. Dekorationen, feuergefährliche Handlungen Der Mieter ist insbesondere für die Einhaltung der ihn betreffenden Bestimmungen der Bauordnung Berlin und der Betriebsvorschriften der VStättVO von Berlin verantwortlich. Dazu gehört vor allem das Freihalten der Rettungswege und der Zugänge zu Feuerlöscheinrichtungen und Feuermeldern, die weder verhängt, verschlossen noch verstellt werden dürfen. Die Vermieterin fordert auf Rechnung des Mieters nach Erfordernis Brandsicherheitswachen und/oder Personal für den Sanitätsdienst an. Vertragsfirmen Mit der Durchführung der Veranstaltung, dem Herstellen, dem Auf- und Abbau von Dekorationen, Gegenständen und sonstigen Einrichtungen sind nur solche Firmen und/oder Personen zu betrauen, die die Gewähr für die Einhaltung der o. g. Bestimmungen bieten. Nach Möglichkeit sollen für diese Arbeiten Vertragsfirmen der Vermieterin beauftragt werden.
  10. Genehmigungen
    • 10.1 Bauaufsicht, Feuerwehr, TÜV
      Die für eine Veranstaltung gegebenenfalls erforderlichen Genehmigungen der Bauaufsicht, der Feuerwehr und des TÜV werden durch den Mieter unter Einbindung der Vermieterin eingeholt. Sollte eine Genehmigung und/oder Zustimmung nicht oder mit Auflagen erteilt werden, ist die Vermieterin entsprechend zu informieren. Die Auflagen sind einzuhalten. Zur Fristenüberwachung, Einlegung von Rechtsbehelfen etc. ist die Vermieterin nicht verpflichtet. Die Vermieterin haftet nur für Schäden, die durch Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit von ihrer Seite entstanden sind.
    • 10.2 GEMA
      Die Anmeldung und Gebührenzahlung bei der GEMA (Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte) ist Angelegenheit des Mieters.
    • 10.3 Hausrecht
      Der Mieter unterliegt während der Veranstaltung auf dem gesamten Gelände dem Hausrecht der Vermieterin. Den Anordnungen der bei ihr Beschäftigten ist Folge zu leisten.
  11. Haftung
    • 11.1 Veranstaltungsrisiko
      Verantwortung für Ablauf Der Mieter trägt die volle Verantwortung für den Ablauf der Veranstaltung einschließlich ihrer Vorbereitung und Abwicklung nach ihrer Beendigung, insbesondere für die Aufrechterhaltung der Ruhe und Ordnung. Er hat die dazu erforderlichen Maßnahmen auf eigene Kosten zu veranlassen. Parallelveranstaltung Der Mieter kann keine Rechte daraus ableiten oder Einwendungen dagegen erheben, dass gleichzeitig neben seiner Veranstaltung andere, auch ähnliche oder gleichartige, Veranstaltungen im Langenbeck-Virchow-Haus stattfinden. Bestimmte Bereiche können als exklusive Veranstaltungsfläche hinzugemietet werden, allerdings ist stets der Durchgangsverkehr zu anderen Veranstaltungen zu gewährleisten.
    • 11.2 Haftung der Vermieterin Haftungsumfang
      Die Vermieterin haftet nicht für Schäden, die durch eigenes leicht fahrlässiges Verhalten oder das ihrer Erfüllungsgehilfen verursacht wurden, es sei denn, es handelt sich um die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. Selbstständige Unternehmer, die in Erfüllung eigener Verbindlichkeiten tätig werden (wie z. B. freiberuflich Tätige, Dolmetscher, Fotografen, Mitarbeiter von Rundfunk- und Fernsehanstalten), zählen nicht zu den Erfüllungsgehilfen. Die nachweisbare Haftung für Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit bleibt davon unberührt. Betriebsstörungen Für Versagen irgendwelcher Einrichtungen oder für Betriebsstörungen oder sonstige die Veranstaltung beeinträchtigende Ereignisse haftet die Vermieterin nur, wenn sie Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit zu vertreten hat. 10 Zurückgelassene Sachen Mitgeführte Ausstellungsgegenstände oder sonstige, auch persönliche, Gegenstände befinden sich auf Gefahr des Mieters in den Veranstaltungsräumen. Die Vermieterin übernimmt für Verlust, Untergang oder Beschädigung keine Haftung, auch nicht für Vermögensschäden, außer bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz der Vermieterin oder ihrer Erfüllungsgehilfen. Die Vermieterin übernimmt keine Haftung für eingebrachte oder eingelagerte Sachen des Mieters. Ein Verwahrungsvertrag kommt nicht zustande. Die Sicherung und Versicherung dieser Gegenstände ist allein Sache des Mieters. Nach Ablauf der Mietzeit können zurückgelassene Gegenstände durch die Vermieterin kostenpflichtig entsorgt oder bei Dritten auf Kosten des Mieters eingelagert werden. Eine Haftung wird von der Vermieterin ausdrücklich ausgeschlossen.
    • 11.3 Haftung des Mieters Grundsatz
      Der Mieter haftet der Vermieterin entsprechend den gesetzlichen Regelungen, insbesondere für alle Schäden am Gebäude oder Inventar der Vermieterin, die durch Veranstaltungsteilnehmer/-besucher, Mitarbeiter, sonstige Dritte aus seinem Bereich oder ihn selbst verursacht werden. Freistellung Der Mieter hat die Vermieterin und die Grundstückseigentümer von allen Ansprüchen, welche im Zusammenhang mit der Veranstaltung geltend gemacht werden können und die weder die Vermieterin noch die Grundstückseigentümer zu vertreten haben, freizuhalten. Sicherheitsleistung Vom Mieter gestellte Sicherheiten (z. B. Versicherungen, Kautionen) dienen als Sicherung für alle Ansprüche der Vermieterin und der Grundstückseigentümer aus und im Zusammenhang mit dem Mietvertrag, auch wenn nur bestimmte Zwecke der Sicherheitsleistungen angegeben sind. Versicherung Der Mieter hat eine Haftpflichtversicherung abzuschließen, die für Personen-, Sachund Mietsachschäden im Zusammenhang mit seiner Veranstaltung eintritt. Sofern der Mieter den Abschluss einer ausreichenden Haftpflichtversicherung nicht bis 8 Tage vor seiner Veranstaltung nachweisen kann, ist die Vermieterin berechtigt, die Veranstaltung abzusagen.
  12. Sonstige Bestimmungen
    • 12.1 Vertragsänderungen
      Änderungen oder Ergänzungen zum Vertragsverhältnis bedürfen der Schriftform.
    • 12.2 Umweltschutz
      Der Mieter ist verpflichtet, sich umweltgerecht zu verhalten und hat die Umweltrichtlinien der Vermieterin zur Abfallvermeidung und -entsorgung zu beachten. Er hat dafür zu sorgen, dass diese auch von den im Rahmen der Veranstaltung beschäftigten Personen, seinen Erfüllungsgehilfen und anderen Beauftragten eingehalten werden.
  13. Schlussbestimmungen
    • 13.1 Erfüllungsort
      Erfüllungsort ist Berlin.
    • 13.2 Gerichtsstand
      Gerichtsstand ist Berlin-Charlottenburg, wenn der Mieter Vollkaufmann oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts ist oder keinen allgemeinen Gerichtsstand im Inland hat.
    • 13.3 Anwendbares Recht
      Das Vertragsverhältnis unterliegt dem Recht der Bundesrepublik Deutschland.
    • 13.4 Salvatorische Klausel
      Dieser Vertrag bleibt gültig, auch wenn einzelne seiner Bestimmungen ungültig werden sollten. In diesem Falle ist die ungültige Vorschrift so zu ergänzen oder zu ändern, dass der mit ihr beabsichtigte Zweck erreicht wird.